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¿Le tienes miedo a los fantasmas? Deberías. Y no me refiero a almas en pena sino a algo mucho más aterrador, al menos para tu negocio: el inventario fantasma. Si no te asusta, sigue leyendo.
Seguramente sabes lo importante que es tener los productos disponibles, y dedicas mucho tiempo y esfuerzo a entender a tus clientes y proyectar la demanda con cuidado, para asegurarte de planificar bien tu abastecimiento y que siempre encuentren los productos que buscan.
Para calcular tu reposición, miras tus niveles de inventario y otras variables como el nivel de servicio o el stock de seguridad, y con eso calculas cuánto tienes que llevar de cada producto a cada uno de tus locales.
Así vives tu vida muy tranquilo, creyendo que tus clientes van a encontrar los productos que buscan.
No tan rápido. Estás calculando tu reposición considerando la cantidad de producto que ya tienes en tu local. Lamentablemente, muchos de los productos que crees tener realmente no están disponibles. Un estudio internacional sobre los quiebres de inventario en productos de alta rotación identificó que la exactitud de los sistemas de inventario perpetuo estaba entre 32% y 45%[1]. No muy alentador.
Es lo que se llama el “inventario fantasma”: productos que crees que tienes de acuerdo a lo que indican tus sistemas, pero que en realidad no están disponibles. Las razones son muchas: registros incorrectos al momento de pagar en caja, hurtos, mermas, etc.
A tus consumidores no les gusta nada. De acuerdo a este estudio, un 31% de los clientes comprará el producto en otra tienda, mientras que un 9% simplemente desistirá de la compra.
¿Cómo puedes resolver ese problema? Analizando el comportamiento de las ventas. Por ejemplo, si sabes que hay un producto que se vende todos los días, y ves que en un local lleva varios días sin venderse, deberías averiguar qué está pasando.
De manera más general, tienes que analizar el comportamiento de tus ventas para identificar los casos en que la venta es anormalmente baja, lo que hace pensar que se trata de otro problema distinto a la demanda.
Para eso, puedes analizar el comportamiento histórico de la demanda de ese producto en ese local, calcular su distribución de probabilidad, y con eso estimar qué tan probable es la ocurrencia de un nivel de ventas tan bajo como el que estás observando, para el período de tiempo analizado. Cuando encuentres casos para los que la probabilidad de ocurrencia sea muy baja, corre a mirar que pasa y seguramente te darás cuenta que el producto no está disponible.
¿De cuánto estamos hablando? De acuerdo al mismo estudio indicado anteriormente, el potencial que puedes estar perdiendo por este inventario fantasma está en torno a un 2,6% de la venta[2].
Por eso, si deberías tenerle miedo a los fantasmas.
[1] Gruen, T.W, D. Corsten. A comprehensive guide to retail out-of-stock reduction in the fast-moving consumer goods industry.
[2] El total de venta perdida por quiebres de stock se estima en 2,1% a 2,2%, y aumenta 2,2 veces cuando el inventario de los sistemas no coincide con el inventario real.